Eigentlich laufen die Geschäfte ganz gut, die Auftragslage ist sogar deutlich besser als noch vor einem Jahr – dennoch macht mir meine Hausbank Schwierigkeiten bei Kreditverhandlungen“, berichtet der Geschäftsführer eines Nürnberger Systemhauses. Der Vorwurf der Bank: Die Liquidität des Unternehmens ist, trotz voller Auftragsbücher und einer respektablen Kostenstruktur, schlecht. Der Grund: Die Kunden zahlen erst viel zu spät ihre Rechnungen. Ein Einzelfall? Keineswegs.

Zwar hat die Wirtschaftskrise bislang nicht zu einer dramatischen Verschlechterung des Zahlungsverhaltens geführt, doch die Rechnungen werden schleppender bezahlt als vor der Krise, zudem müssen Lieferanten häufiger als in der Vergangenheit Forderungen abschreiben, so das Resümee des ZaC-Index der Creditreform.

Nachlässigkeit hat ihren Preis
Dabei sind nicht immer nur die Kunden schuld an der Misere. Oftmals sind die Probleme auch hausgemacht: Noch immer stellen viele Unternehmen ihre Rechnung für erbrachte Dienstleistungen erst Wochen nach Abschluss der Arbeiten. Zahlt der Kunde dann nicht innerhalb der vereinbarten Frist, so zögern viele zudem, den fälligen Betrag beim Kunden anzumahnen. Wann ist die zweite Mahnung fällig, und was ist zu tun, wenn der Kunde dann immer noch nicht reagiert?

Für diese Abläufe – im Fachjargon auch Eskalationsstrategie genannt – gibt es nur selten klare Regeln in Unternehmen. Und schließlich scheuen sich viele, ihre Kunden zu verärgern, wenn sie im Mahnwesen forscher durchgreifen oder aber einen externen Inkasso-Dienstleister beauftragen, der in ihrem Auftrag ihre Forderung geltend machen soll.

All das sind laut Michael Bretz häufige Fehler, gerade in mittelständischen Unternehmen, die allesamt eine gemeinsame Basis haben: „Viele unterschätzen die negativen Folgen eines hohen Forderungsbestandes auf die Liquidität und damit auf die unternehmerische Handlungsfähigkeit eines Betriebes“, warnt Bretz, der Mitglied der Geschäftsleitung beim Verband der Vereine Creditreform ist.

Unternehmen, die von sich aus kein straffes Forderungsmanagement an den Tag legen, stellen sich zudem selbst ein schlechtes Zeugnis aus. „Jeder seriöse Kunde wird – schon aus eigener Erfahrung – Verständnis haben, wenn ein Gläubiger sich bei der Bedienung seiner Forderungen nicht ewig hinhalten lässt“, ergänzt Daniel Oswald, Geschäftsführer der H&P Forderungsmanagement in Dresden. Doch wie kommen Unternehmen am schnellsten an ihr Geld?

Die richtige Mischung zählt
„Der Königsweg, um Zahlungsausfälle von vornherein zu minimieren, besteht aus einer Mischung aus Vorsorge und einem straffen Forderungsmanagement“, erläutert Bretz. Vor einer neuen Kundenbeziehung, egal ob Privatperson oder Firma, sollten sich Unternehmer ein Bild von der Bonität des potenziellen Kunden machen. Informationen dazu gibt es von Wirtschaftsauskunfteien.

Fällt die Auskunft negativ aus, so muss der Unternehmer selbst entscheiden, ob er trotzdem eine Kundenbeziehung aufbauen möchte – er sollte allerdings das Riskio genau kalkulieren, das gilt vor allem bei größeren Projekten. Bleiben später trotz aller Vorsicht Rechnungen offen, so heißt die Devise: Schnell handeln.

Dann gilt es, Kunden durch eine Mahnung so schnell wie möglich in Verzug zu setzen – und am besten schon vorab auf der Rechnung einen konkreten Termin für den Zahlungseingang zu nennen. Fehlt dieser Termin auf der Rechnung, so gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen – „und die ist eindeutig die schlechteste“, mahnt Bretz.

Bei aller Härte ist allerdings auch Fingerspitzengefühl gefragt: Je wichtiger ein Kunde ist und je größer die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Aufträge, desto behutsamer sollte er auf seine Zahlungsverpflichtung aufmerksam gemacht werden. Hilft alles nicht, kann der Gläubiger entweder ein Mahnverfahren bei Gericht einleiten oder aber einen Inkasso-Unternehmer beauftragen.

Wichtig dabei ist: Nur Fremdkosten wie beispielsweise die Bearbeitungsgebühr des Inkasso-Unternehmens oder des Gerichts sind laut BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) erstattungsfähig, für seinen persönlichen Einsatz hat der Gläubiger keinen Anspruch auf eine Entschädigung durch den Schuldner. Wer also zu viel Zeit in sein Forderungsmanagement steckt, zahlt unter Umständen sogar doppelt drauf: Er verliert wichtige Stunden, die er eigentlich seinem Kerngeschäft widmen sollte, und letzten Endes sieht er doch keinen Euro von dem säumigen Schuldner. Spätestens dann ist der Zeitpunkt gekommen, über das Outsourcing des Forderungsmanagements nachzudenken.

Alternative Outsourcing
Dies ist auch sinnvoll, wenn die Höhe der Außenstände die unternehmerische Handlungsfähigkeit einschränkt, sei es, weil die Liquidität für erforderliche Investitionen fehlt oder weil die Hausbank aufgrund der Forderungshöhe im Jahresabschluss Kreditzusagen ablehnt. Die kritische Marke liegt bei Forderungsverlusten von mehr als einem Prozent vom Umsatz des Unternehmens, so eine weitere Faustregel.

Anders formuliert: Entscheidend ist nicht so sehr der Umsatz eines Unternehmens als vielmehr die Relation zwischen Umsatz und offenen Forderungen. Das Outsourcing bietet sich laut Daniel Oswald aber auch immer dann an, wenn entweder die personellen Ressourcen fehlen, der dahinter stehende Kostenapparat sehr groß ist oder das bisherige eigene Forderungsmanagement nicht effektiv genug arbeitet. „Forderungsmanagement ist für viele Unternehmer ein zwar notwendiger, aber ungeliebter Bereich des Geschäfts“, so Oswald weiter.

Die Kosten für diese Dienstleistungen setzen sich in der Regel aus einer Bearbeitungsgebühr, internen Auslagen, beispielsweise für Telefonate und Schreiben, sowie externen Auslagen wie Adressermittlung und Gerichtskosten zusammen. Wichtig dabei ist: Diese Bestandteile gehören zum Verzugsschaden und sind vom Schuldner zu erstatten. Die Provisionshöhe wiederum richtet sich nach Art, Anzahl und Höhe der Forderungen. Manche Dienstleister wie etwa H&P Forderungsmanagement bieten das Outsourcing auch als Inhouse-Lösung an, der Kunde bemerkt dabei nicht, dass ein Dienstleister zwischengeschaltet ist.

Eine Alternative zum Outsourcing ist das Factoring, bei dem die Forderungen regelmäßig an einen Dienstleister, den Factor, verkauft werden – auch das erhöht die Liquidität. Sicher ist, es gibt viele Möglichkeiten, das Forderungsmanagement zu verbessern, man muss sie nur nutzen.