Flaute beim Auftragseingang. Was tun? Eine Möglichkeit, abseits von den üblichen Marketingaktionen neue Kunden zu gewinnen, ist, sich über das Internet an Ausschreibungen zu beteiligen. Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe von Online-Plattformen, auf denen Privatkunden, Unternehmen und auch der öffentliche Dienst Anfragen hinterlegen und damit nach Dienstleistern, beispielsweise für die Installation einer neuen Telefonanlage, suchen (siehe Tabelle im Download-Bereich).

Die Vorteile für die Auftraggeber liegen auf der Hand: Sie geben – meist kostenlos – eine Ausschreibung über ein Online-Formular ein. In der Regel werden die Fristen für die Angebotsabgabe sowie der maximale Preis ebenfalls von den Auftraggebern festgelegt. Auftragnehmer wiederum erhalten per Mail, RSS-Feed oder über eine Suche in den einzelnen Portalen die Eckdaten für die Anfragen und geben entsprechend ihre Angebote ab.

Schnell und einfach für Kunden
Einige Plattform-Betreiber wie beispielsweise das Beko Käuferportal bieten ihren Kunden zusätzliche Services an: Käuferportal berät die Kaufinteressenten telefonisch und unterstützt sie beim Erstellen der Ausschreibung. In einem zweiten Schritt wird die Ausschreibung zielgerichtet an passende Anbieter aus dem Netzwerk weitergeleitet, der Auftraggeber erhält am Ende drei Angebote, aus denen er ein passendes auswählen kann.

Auch die Biazza Service UG, Betreiber des Portals Vergabereport, prüft und überarbeitet die Anfragen der Auftraggeber, die sich aber, anders als bei Käuferportal, ausschließlich auf den öffentlichen Dienst beschränken. Tobias Brandt, Geschäftsführer von Biazza Service, warnt allerdings vor allzu großer Euphorie des Channels bei der Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen: „Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, der damit verbunden ist. Man kann an öffentlichen Ausschreibungen nicht nebenbei teilnehmen.“

Tücken des Angebots
Denn im öffentlichen Dienst gelten strenge Regeln bei der Auftragserteilung. Beachtet man die geforderten Formalitäten nicht, so wird das Angebot erst gar nicht berücksichtigt. Oftmals geht es dabei um Kleinigkeiten, zum Beispiel eine Eigenerklärung zum Unternehmen, die – falls sie nicht mitgeliefert wird – automatisch zum Ausschluss aus dem Angebotsverfahren führt. Dies gilt im Übrigen auch, wenn ein Angebot per Fax statt per Mail abgegeben wird. Ein Ausschlusskriterium ist es aber auch, wenn das Angebot zu spät eingereicht wird. Unternehmen haben dann keine Chance mehr, sich an der Ausschreibung zu beteiligen. „Rund 30 Prozent der Ausschlüsse resultieren allein daraus, dass die geforderten Angebotsunterlagen unvollständig sind“, berichtet Thomas Schwarzer, Geschäftsführer der Medienagentur und Betreiber des Portals IT-Ausschreibung.de.

Doch nicht nur im öffentlichen Dienst, auch im Privatbereich sollten Systemhäuser genau hinsehen, was der potenzielle Auftraggeber von ihnen fordert. Sind die Bedingungen für den Auftrag unklar, beispielsweise Art und Umfang der gewünschten Dienstleistung, so sollten Anbieter auf jeden Fall noch einmal nachfragen, sonst verpassen sie möglicherweise einen lukrativen Auftrag – oder sie geben ein verbindliches Angebot ab, das sie letztendlich nur dann erfüllen können, wenn sie kräftig draufzahlen.

Das liebe Leid mit dem Preis
Auch die bei der Ausschreibung angegebenen Preisvorstellungen des Auftraggebers sind nicht immer sakrosankt: „Wir kennen zahllose Beispiele, wo der Anbieter sich trotz eines höheren Angebots gegen günstigere Wettbewerber durchgesetzt hat“, berichtet beispielsweise Niels Genzmer, Director Corporate Communications beim Plattform-Betreiber MyHammer. Es lohnt sich also auch bei einer niedrigen Preisvorstellung, mit dem Auftraggeber in Kontakt zu treten und ihn von der Qualitätsarbeit zu einem leistungsgerechten Preis zu überzeugen.

„Systemhäuser sollten sich nicht auf einen Preiskampf einlassen, den manche Auktionsplattformen mit sich bringen und die Qualität dann nur noch zum zweitrangigen Kriterium machen“, warnt denn auch Mario Kohle, Mitbegründer und Geschäftsführer vom Beko Käuferportal. Denn im Umkehrschluss gilt, und das ist auch den Kunden klar – beziehungsweise sollte es sein: Billige Produkte sind häufig teurer. Das trifft vor allem bei gewerblichen Gütern und Dienstleistungen zu, die langfristig angelegt sind und bei denen eine mäßige Qualität früher oder später zu spüren ist.

„Nur in 30 Prozent aller Fälle vergeben unsere Auftraggeber ihren Auftrag an den günstigsten Anbieter. Nicht der Preis ist entscheidend, sondern die Bewertungen, die Qualifikation und die Referenzen“, ergänzt denn auch Niels Genzmer von MyHammer.
Nicht alle Plattform-Betreiber bieten indes eine Bewertung der Dienstleister wie beispielsweise MyHammer an – und generell sind die Leistungen und auch die Kosten für Dienstleister als Auftragnehmer recht unterschiedlich.

Wer hat welche Angebote
Recht günstig ist beispielsweise der Vergabereport: Mit 0,50 Euro bis 1,50 Euro pro zugestellter Auftragsanfrage ist die Plattform unangefochten im unteren Preissegment – allerdings nur mit Anfragen aus dem öffentlichen Dienst.
Ausschreibungen aus den Kundensegmenten B2B, B2C und dem öffentlichen Dienst decken hingegen die Plattformen IT-Ausschreibung.de sowie der Deutsche Auftragsdienst ab, allerdings zu deutlich höheren Kosten.

Je nach Account zahlen Bewerber bei Ersterem zwischen zwölf und 14 Euro pro Monat, dafür bietet das Portal auch einen hohen Service-Level wie beispielsweise die Personalisierung der Auftragssuche, eine kostenfreie Beratung und diverse Assistenzdienste. Beim Deutschen Auftragsdienst beginnen die Kosten für eine Ausschreibung bei 14,50 Euro.

Auf den B2B- und B2C-Bereich konzentrieren sich hingegen das Beko Käuferportal und MyHammer. Käuferportal war ursprünglich als reine B2B-Plattform gestartet, nimmt jetzt aber immer mehr Angebote aus dem B2C-Bereich auf. MyHammer wiederum ist mit mehr als 1,2 Millionen registrierten Nutzern sicherlich der Platzhirsch unter den Online-Börsen und hat allein deshalb großes Potenzial, an Aufträge zu kommen. Ein ausgefeiltes Bewertungssystem sowie ein Auftragsradar sind zusätzliche Benefits.