Auf Knopfdruck zum Empfänger

Beim manuellen Rechnungsversand werden die Dokumente aus den ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) oder bei Kleinunternehmen aus Word oder Excel heraus erstellt. Dabei werden die Kundendaten erfasst, mit den Leistungen, die der Kunde erhielt, zusammengefasst, ausgedruckt, gefalzt, kuvertiert und auf den Postweg gebracht. Auch bei E-Invoice erfolgt die Rechnungserstellung weiterhin im Backend-System. Von dort werden die Daten allerdings nicht mehr an einen Drucker und dann per Papier an den Kunden geschickt, sondern nur noch elektronisch zur Verfügung gestellt – entweder per Mail oder über ein Portal.

Bei Letzterem erhält der Kunde per Mail die Information, dass eine Rechnung für ihn zum Abruf bereitsteht. Matthias Neumer, Geschäftsführer der Gotomaxx Software GmbH, rät seinen Kunden generell zur Portal-Lösung: „Der Versender verliert sonst ab dem Senden die Kontrolle“, erklärt er. So weiß ein Händler nicht, ob die Rechnung auch beim richtigen Empfänger angekommen ist – und wenn ja, ob sie gelesen wurde. Über ein Online-Portal aber, auf dem die Rechnung auch digital qualifiziert signiert werden kann, kann jeder Versender selbst Kontrollmechanismen einrichten und beispielsweise automatisch generierte Erinnerungs-Mails verschicken, sollte die Rechnung nicht nach einigen Tagen abgerufen werden.

Die Beispiele zeigen: Es gibt eine Vielzahl von E-Billing-Lösungen und -Modellen. Der Rechnungssteller kann die Daten über eine Softwarelösung direkt elektronisch dem Empfänger zustellen. Alternativ kann er einen Dienstleister – einen sogenannten Konsolidator – beauftragen, die Daten entsprechend aufzubereiten und dem Kunden zuzustellen. „Einfache Softwarelösungen für den elektronischen Rechnungsversand in Eigenregie sind schon ab wenigen Hundert Euro verfügbar“, erklärt Marcus Laube, Geschäftsführer des Frankfurter E-Billing-Dienstleisters Crossinx und Vorstandsmitglied im Verband elektronische Rechnung (www.e-invoice-alliance.de). Bei Webspace-Verkauf beispielsweise fallen pro Jahr rund 3.900 Euro für die Nutzung des Portals an. Viele E-Billing-Dienstleister haben auch transaktionsorientierte Abrechnungsmodelle entwickelt, und manchmal werden zusätzlich Implementierungsgebühren berechnet. Ein genauer Vergleich lohnt sich also.

Generell gilt: Händler sollten vor der Einführung von E-Billing-Lösungen auch immer die Vorlieben des Kunden im Auge behalten. „Je nach Kundengruppe können die Anforderungen und Erwartungen sehr unterschiedlich sein“, warnt Laube. B2C-Kunden zum Beispiel kennen E-Billing bereits von den Telefon- oder Stromanbietern, die ihre Rechnungen mittlerweile größtenteils per Mail versenden oder zum Download bereitstellen. Die Akzeptanz ist bei den Kunden groß, die Anforderungen sind gering. Gibt es doch Vorbehalte, so lassen sich die Kunden in der Regel schnell von der elektronischen Rechnung überzeugen. Auch hier haben die Telefon- und Stromanbieter den Weg geebnet: Kunden, die auf elektronische Rechnungen umstellen, erhalten eine einmalige Gutschrift – dieser Aufwand amortisiert sich für den Versender schon nach wenigen Rechnungen.