Alle Jahre wieder freuen sich Kunden und Geschäftspartner über Weihnachtsgeschenke. Und das zu Recht: Eine kleine Aufmerksamkeit wie beispielsweise eine gute Flasche Wein oder – etwas teurer – eine Digitalkamera erhöht die Kundenbindung, und diese hat für jedes Unternehmen einen unschätzbaren Wert.

Allerdings hat der Gesetzgeber den Unternehmen enge Grenzen gesetzt, wenn sie ihre Kunden beschenken wollen: „Pro Geschäftspartner dürfen Unternehmen 35 Euro netto als Betriebsausgabe absetzen“, erklärt Steuerberaterin Ulrike Langrock aus Ottobrunn bei München. Kostet das Präsent beispielsweise 50 Euro, so könnte so mancher annehmen, er könne zumindest 35 Euro beim Finanzamt als Ausgabe geltend machen. Doch weit gefehlt: In diesem Fall ist auch der Teilbetrag von 35 Euro nicht abziehbar, und die gesamten 50 Euro werden außerhalb der Bilanz dem Unternehmensgewinn wieder hinzugerechnet.

Außerdem: Diese Höchstgrenze von 35 Euro gilt nicht für ein Geschenk, sondern als Gesamtbetrag pro Jahr. Ein Beispiel: Schenkt ein Händler einem Kunden zu Ostern eine Flasche Wein im Wert von 20 Euro, so kann er ihn Weihnachten nur mehr mit einem Geschenk mit einem Wert von 15 Euro erfreuen. Ist das Weihnachtsgeschenk teurer, so können wiederum die Gesamtkosten nicht mehr als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Geschenk oder Werbung?
Nicht immer eindeutig ist auch die Abgrenzung der Finanzbehörden zwischen Geschenk und Werbung: Wann ist ein Präsent ein „echtes“ Geschenk, und wann dient es in erster Linie zur Werbung für das eigene Unternehmen und kann damit als Werbeausgabe abgesetzt werden. Ein Beispiel: Verteilt ein Unternehmen Kugelschreiber mit dem eigenen Firmenlogo, so wird dies meist als „Streuwerbung“ bezeichnet und nicht als Geschenk gewertet.

Doch was ist, wenn die verteilten Kugelschreiber von einem teuren Markenhersteller kommen? Eine Preisgrenze für Werbeartikel gibt es nicht. Deshalb die Regel hier: Werden die Kugelschreiber an eine Vielzahl von Personen verteilt, so gilt dies als Werbeaktion und nicht als Geschenk. „Schließlich kann man beispielsweise einem Händler nicht zumuten, von allen Kunden, die an seiner Ladentheke einen Kugelschreiber als Geschenk erhalten, die Personalien aufzunehmen“, schmunzelt der Offenbacher Unternehmensberater Klaus Bartram. Bei „echten“ Geschenken indes ist die Dokumentation von entscheidender Bedeutung.

Wer bekommt was?
Unternehmer müssen genau festhalten, wem sie welche Präsente zukommen lassen. Auch der Grund für das Überreichen des Geschenks darf bei der Dokumentation nicht fehlen. Am einfachsten geschieht dies, indem in der Buchführung zwei separate Konten angelegt werden: eines für Geschenke bis zu 35 Euro, das andere für Geschenke über 35 Euro.

Ein häufiger Fehler: Viele Unternehmen machen vor Weihnachten einen Großeinkauf beim Discounter und besorgen dann beispielsweise 20 Flaschen Wein für gute Kunden – und dazu noch Büromaterial. „Wichtig ist, diese Rechnung dann zu splitten und die Ausgaben für die Geschenke separat zu buchen“, rät Steuerberaterin Langrock. Allzu oft käme es vor, dass diese Rechnungen als ein Posten in der Buchhaltung auftauchten – kommt dann der Buchprüfer, so ist der Ärger mit dem Finanzamt vorprogrammiert. Ärger kann ein Geschenk indes auch für den Beschenkten bedeuten – vor allem dann, wenn der Schenkende das Geschenk nicht pauschal versteuert.

Geschenk an den Fiskus
Denn jedes Geschenk – unabhängig davon, ob sein Wert über oder unter der 35-Euro-Grenze liegt – stellt für den Beschenkten einen sogenannten „geldwerten Vorteil“ dar. Der Empfänger einer Digitalkamera oder einer Flasche Wein müsste den Wert des Geschenks als Einnahme in seiner Gewinnermittlung oder über seine Einkommensteuererklärung erfassen und auch versteuern.

In der Praxis wurde diese Pflicht oft ignoriert, deshalb versucht der Gesetzgeber die Steuer über die Schenkenden zu erhalten – und zwar über die „Pauschalierung von Sachbezugswerten“. Konkret heißt das: Ein Unternehmer kann für das Geschenk eine Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent vom Nettowert, den Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent) sowie die Kirchensteuer (7 Prozent) an sein Finanzamt überweisen, der Empfänger darf dann vollkommen sorg- und vor allem kostenlos die Flasche Wein genießen.

Wichtig: Für den Unternehmer besteht keine Verpflichtung, diese Steuern zu übernehmen – entstehen ihm so doch weitere Kosten. Entscheidet er sich allerdings für die Pauschalierung, so gilt dies einheitlich für alle innerhalb des Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen. Und er sollte den Beschenkten darüber informieren, dass er diese Steuern übernommen hat, natürlich ohne den Wert des Geschenkes zu beziffern.