Professionelle Chat-Dienste für Unternehmen schicken sich an, die klassische aber oftmals auch schwerfällige E-Mail-Kommunikation abzulösen. Wir zeigen, was die trendigen Tools zu bieten haben.
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Kommunikation ist die Grundlage jeder Zusammenarbeit. Wie ist der Status des Projekts, arbeitet schon jemand an Teilstück A, wer hat die E-Mail-Adresse von XY?
Solche Fragen sind schnell geklärt, wenn man Seite an Seite im Großraumbüro arbeitet, sich beim Kopierer über den Weg läuft oder nur zum Hörer greifen und eine Durchwahl tippen muss. Zunehmend jedoch entstehen Teams, auf die dieses Szenario nicht mehr zutrifft. Sei es in großen Unternehmen, die an verschiedenen internationalen Standorten agieren, oder bei Freiberuflern und Selbstständigen, die oft in wechselnden Teams mitarbeiten.
Echtzeit-Chat: Die schwerfällige E-Mail-Kultur wird auch in Unternehmen zunehmend von flexibleren Kommunikationsformen verdrängt.
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Meist läuft die Business-Kommunikation dann über Rund-Mails - mit allen bekannten Nachteilen wie übersehenen Nachrichten, zeitverzögerten Antworten, missverständlichen Formulierungen und so weiter. Telefon- und Videokonferenzen können hier Abhilfe schaffen und den Austausch über Standorte hinweg vereinfachen. Allerdings bringen sie ihre eigene Problematik mit. So kann es schwierig werden, unterschiedliche Zeitzonen unter einen Hut zu bringen, und generell müssen natürlich alle Teilnehmer zugleich ein Zeitfenster für die Konferenz verfügbar haben.
Schlanke Chat-Apps lösen Intranet-Foren ab
Ganzheitliche Collaboration-Lösungen oder Intranet-Foren vermeiden viele dieser Probleme, sind aber oft schwerfällig, übermäßig komplex, nicht für alle Beteiligten gleichermaßen zugänglich oder technisch angestaubt.
Hier treten Business-Chats auf den Plan: Schlanke Chat-Apps wie Slack, Glip oder HipChat vereinen das Beste aus den genannten Welten. Sie ermöglichen Kommunikation in Echtzeit, bewahren das Getippte aber auch in der Art eines Foren-Threads für alle zum späteren Nachlesen auf. Benötigte Dokumente lassen sich einfach für den gemeinsamen Zugriff hochladen. Und mit mobilen Apps ist die Teilnahme selbst von unterwegs möglich. Das schafft maximale Flexibilität. Im Gegensatz zu einer überquellenden Mailbox, deren Durchsuchen wertvolle Zeit kostet, verbindet der Chat gezielt mit dem gewünschten Kommunikationsstrom.
Social Chats sind im Kommen
Die Befürworter sehen weitere Vorteile in einem geschmeidigeren Workflow, mehr Übersicht und erhöhter Motivation. Außerdem werde Gemeinschaft gefördert und kollektives Wissen im Unternehmen an die Oberfläche befördert. Darüber hinaus sind die meisten Chat-Apps sehr intuitiv zu bedienen und erfordern keine große Einarbeitung.
Experten sehen den Markt für Enterprise Social Software (ESS) denn auch im Aufwind. Je nachdem welchem Marktforschungsunternehmen man glaubt, könnten sich die weltweiten Umsätze bis 2019 zwischen fünf und etwa acht Milliarden US-Dollar bewegen. Kein Wunder, dass inzwischen auch große Player wie Microsoft und Facebook auf den Zug aufgesprungen sind.
Workplace by Facebook (ursprünglich als Facebook@Work angekündigt), startete gegen Ende letzten Jahres nach zweijähriger Beta-Phase als eine Art Intranet-Version des bekanntesten Social Networks.
Beinahe gleichzeitig machte auch Microsoft mit Teams seine Business-Chat-Variante verfügbar, nachdem ein eher halbherziger Versuch, den Branchenprimus Slack zu übernehmen, im Sande verlaufen war.
Daneben gibt es einige kleinere Hoster, die Social Software oder Business-Chats anbieten, oft mit preisgünstigen oder sogar kostenlosen Einstiegsofferten. Vor allem für Selbstständige, Freiberufler und KMUs ergibt sich so auch ohne große Investitionen in Equipment oder Programme die Möglichkeit zu flexibler Zusammenarbeit. Mitglieder einer Projektgruppe laden einfach die gleiche Software herunter und können damit in einer sicheren Umgebung zusammenarbeiten, Dateien teilen oder den eigenen Desktop für eine Präsentation oder Schulung streamen.
Im Folgenden stellen wir fünf Business-Chat-Tools vor, die sich entweder bereits in der Praxis bewährt oder in den vergangenen Monaten besonders von sich reden gemacht haben.
